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Comment simplifier votre relation client grâce à la génération de documents dans le CRM Salesforce ?

Damien Pochon

29Avr2024

Comment simplifier votre relation client avec Gonexa ?

Comment automatiser la création de vos documents, l’une des tâches les plus chronophages de vos équipes ?

Pourquoi générer des documents directement depuis votre CRM ?

Malgré l’essor des canaux d’échanges numériques en self-service, la relation avec vos clients et partenaires passe encore souvent par la gestion de vos documents, d’une manière traditionnelle et souvent peu ou pas automatisée : courriers, devis, factures, contrats… Autant de documents dont il faut gérer manuellement les modèles afin de garantir la cohérence des communications.

L’insertion manuelle des champs spécifiques à chaque document est une activité fastidieuse et peu attrayante pour les collaborateurs·rices. Sans oublier le risque d’erreurs qui peut avoir un impact important sur la relation client. Et si les IA génératives progressent constamment, de nombreux scénarios métier exigent des documents très normés et figés.

De facto, vos équipes génèrent des documents en masse : factures mensuelles, relevés de consommation… Le plus souvent, en passant par un export tableur et un publipostage dans un outil de bureautique. Outre le fait que l’opération se révèle parfois peu fiable, les fichiers d’exports restent souvent sur les machines des collaborateurs·rices alors qu’ils contiennent des données personnelles et sensibles : risque de fuites plus élevé !

Produire des documents dans Salesforce via un développement personnalisé

Salesforce Sales Cloud® propose nativement une fonctionnalité de génération de devis PDF – cependant, celle-ci n’est pas disponible pour d’autres types d’informations : contrats, factures… Si vous avez besoin de générer des documents PDF simples à partir d’un petit nombre de modèles, vous pouvez faire appel à un intégrateur Salesforce comme ITS4U Group afin qu’il réalise un développement spécifique.

Avantage : une fois le développement effectué, vous ne payez pas de frais de licences en plus de vos abonnements Salesforce. En revanche, l’outil ne pourra produire que des fichiers PDF et nécessitera du développement à chaque modification importante du modèle.

Générer des documents à l’aide de la solution éditique Gonexa Doc

Si vous avez besoin d’un contrôle entier sur vos modèles et de plus de flexibilité sur les formats de documents en entrée (modèles) et en sortie, nous recommandons l’utilisation de la solution éditique Gonexa Doc.

Créé par un éditeur français spécialiste de l’écosystème Salesforce, cet outil permet aux administrateurs métier de créer leurs propres modèles à l’aide d’un assistant intuitif et de les mettre ensuite à disposition des utilisateurs du CRM. Les documents peuvent être générés à la demande ou automatiquement, unitairement ou en masse. Les cas d’usage sont nombreux : devis, factures, contrats, courriers, fiches de présentation, résumés d’activité sur un compte client, fiches synthèse de réunion…

Créer son modèle est simple. Il suffit de définir, au préalable, les données voulues à partir d’un objet principal (par exemple un devis ou un contrat) et des objets « enfants » (par exemple les lignes de devis).

Ensuite, il est possible de définir les modalités d’utilisation du modèle. L’auteur commence par choisir comment les utilisateurs·rices interagiront avec la solution :

- Bouton ou flux automatisé ;
- Choix de modèle en fonction de règles définies (devis simple pour les opportunités de moins de X €, devis complet pour les montants supérieurs) ;
- Format de sortie (PDF ou identique au type de modèle afin que le document puisse être modifié avant envoi) ;
- Méthode d’envoi : si le document doit être envoyé par email ou stocké dans Salesforce ou dans votre GED.

L’étape suivante consiste à préparer le modèle. Il s’agira d’insérer des balises dans le document. Pour cela, un assistant facilite l’exploration du modèle de données CRM afin de récupérer les noms des champs (qui seront insérés sous forme de codes dans le fichier Word, Excel, Powerpoint ou PDF). L’opération se fait en quelques clics seulement.

Le modèle peut être composé d’un document principal et de fichiers associés qui peuvent être réutilisés. C’est particulièrement utile pour les parties communes et complexes comme les conditions générales des présentations commerciales, etc. Dans les environnements internationaux, il est aussi possible de créer des variantes pour chaque langue.

Une fois le fichier modèle enregistré dans Salesforce, Gonexa Doc vérifie les balises et permet de tester l’injection des données d’un enregistrement sélectionné.

Dès que le modèle est validé, l’outil permet de déployer, en quelques clics, la définition et le fichier modèle sur le CRM de recette ou de production. Les utilisateurs ont directement accès à la génération de documents.

Au-delà de la génération unitaire, Gonexa permet de produire des documents en masse depuis une « vue liste » voire depuis un automatisme qui permet de générer plusieurs dizaines de milliers de fichiers en quelques minutes.

Gonexa Doc est donc parfaitement adapté aux équipes métiers qui exploitent plusieurs modèles de simples à complexes, qui changent régulièrement et qui ont besoin de réactivité. La production de fichiers bureautiques dont les parties complexes (par exemple juridiques) peuvent être finalisées manuellement : ce qui représente un avantage pour les processus sensibles. Enfin, la capacité à générer des gros volumes de documents de manière planifiée permet d’envisager des gains de productivité importants sur les tâches habituelles.

Quel avenir pour le document numérique ?

Livrer à vos contacts un document conforme à leurs attentes n’est pas la fin de l’histoire. Le parcours client continue au-delà : imprimer, signer, scanner… peut impacter le taux et le délai de conversion.

Parmi les solutions qui améliorent l’expérience client, la signature électronique sécurisée existe depuis plusieurs années et répond à de nombreux besoins. Gonexa Doc peut d’ailleurs être intégré avec Yousign qui fait partie de la liste nationale de confiance de l’Etat Français.

Vous pouvez, bien sûr, imaginer un extranet clients / partenaires, mais ces solutions nécessitent souvent des investissements significatifs en conception et mise en œuvre. Le retour sur investissement et le time to value ne sont donc pas garantis pour des scénarios « one shot » dans lesquels le prospect a simplement besoin de compléter quelques informations et cocher des options afin de valider une proposition commerciale.

Entre la simple signature électronique et le portail 360°, Gonexa travaille sur un concept de webdoc : il s’agit d’une expérience client interactive facile à configurer en no-code et qui permet aux prospects de compléter, personnaliser et valider une proposition commerciale en quelques clics. Cette fonctionnalité est en cours de développement et sera proposée dans les prochains mois.

Pourquoi ITS4U Group a choisi Gonexa ?

En tant que spécialistes CRM, nous recherchons en permanence les meilleures solutions pour nos clients. Dans le cadre de nos projets Salesforce, nous avons retenu la solution de Gonexa pour son ergonomie, sa polyvalence et ses performances. L’éditeur français offre également une assistance d’excellente qualité, propose une vision innovante et défend des valeurs que nous partageons.

Enfin, nos consultants Salesforce sont désormais formés et certifiés sur Gonexa Doc.

Pour découvrir Gonexa Doc en détail, n’hésitez pas à consulter cette présenta tion vidéo de 3 minutes ou à prendre rendez-vous avec notre équipe.